Apresente uma introdução clara e amigável. Comece com uma saudação e explique quem você é e por que deseja agendar uma reunião.
Identifique a razão da reunião e a agenda que será tratada. Faça uma breve descrição dos assuntos que serão discutidos na reunião para que o cliente possa se preparar.
Ofereça opções de datas e horários para que o cliente possa escolher o que melhor lhe convier.
Certifique-se de que a hora e a data estejam de acordo com o fuso horário do cliente.
Confirme o local da reunião, seja virtual ou físico, e forneça instruções claras sobre como acessar a plataforma de videoconferência ou como chegar ao local da reunião pessoalmente.
Confirme quem participará da reunião e quem será responsável por apresentar informações específicas.
Envie um lembrete um dia antes da reunião para garantir que o cliente lembre da data e hora da reunião.
Mantenha uma comunicação fluida e cordial para que o cliente se sinta confortável durante todo o processo de agendamento da reunião.
Se o cliente precisar cancelar ou reprogramar a reunião, mostre flexibilidade e ofereça opções alternativas de datas e horários.
Depois da reunião, envie um agradecimento ao cliente pelo seu tempo e consideração.
